In Zeiten geringer werdender Margen, stagnierender Märkte und Konsumzurückhaltung seitens der Verbraucher tut es Not, die eigenen Prozesse auch unter Kostengesichtspunkten zu durchleuchten und Potenziale auszumachen, die Kosteneffekte bringen können. Geht mit einer solchen Optimierung auch zusätzlich eine Verbesserung der Servicequalität einher, so wie im Falle der eRechnung, dann ist lohnt sich ein genauerer Blick auf die Anforderungen und Vorteile. Für die beteiligten Partner am Verfahren ergibt sich durch den Einsatz der e-Rechnung die Möglichkeit, gänzlich oder zu weiten Teilen auf den Ausdruck und Versand per Post von Rechnungen zu verzichten, sondern diese auf digitalem Wege zu transferieren und zu begleichen. Die Qualifizierte digitale Signatur ist dabei eine Voraussetzung für die Teilnahme an diesem System, das in anderen europäischen Ländern bereits einen hohen Verbreitungs- und Akzeptanzgrad erreicht hat. Und dieses nicht nur, wie man vielleicht aufgrund der sprachlichen Nähe zu eMail vermuten könnte, nur im Internethandel, auch wenn die Möglichkeiten der eRechnung auch den Onlinehandel beleben und vereinfachen. Die gesetzlichen Anforderungen für „Elektronische Rechnungen“ in Deutschland finden Sie zum Beispiel unter datev.de oder für Österreich unter wko.at. Durch eRechnungen lassen sich neben dem Spareffekt im Büro, also bei Papier, Kuverts, Porto auch die Servicegrade erhöhen, da die Rechnung weitestgehend automatisiert erstellt und versendet werden kann, und somit die Bearbeitungszeiten signifikant gesenkt werden können. Geeignet ist sie sowohl für den B2C-, als auch für den B2B-Bereich, die Akzeptanz nimmt dabei stetig zu, auch deswegen, weil immer mehr Anbieter von Bürosoftware ein entsprechendes Modul anbieten oder in den Standard aufnehmen. Die anfänglichen Widerstände, die vor allem auf Unkenntnis und Unsicherheit mit der immer noch vergleichsweise jungen Technik des Internet und seiner Nutzung basierten, treten langsam in den Hintergrund, da durch den Einsatz elektronischer Ausgangsrechnungen die fehlende Verbindung der IT-Systeme bei Sender und Empfänger der Rechnungen geschlossen werden kann und somit eine weitgehend automatisierte Verarbeitung möglich ist. Das senkt Kosten und die Fehlerrate und erhöht gleichzeitig den Durchsatz.
